數字化一般是指利用新一代信息技術，包括云計算、大數據、AI、物聯網等，實現生產、運營、管理、營銷和服務全面的數字化，借此推動業務模式重構、管理模式變革、商業模式創新與企業核心能力的提升，包括內部打通、全流程、各環節數據采集、傳輸和共享支撐、敏捷生產、動態維護、經營管理、實時監控、高效決策，對外則改善用戶的體驗支撐、遠程維護、構建產業生態等。
檔案是企業開展業務活動的重要工具和憑證性信息記錄，是企業的核心信息資源與重要資產。集團企業具有機構龐大、下屬單位較多且層次復雜，各下屬單位分散等特點。對于集團企業，實現集中部署應用、分級管理，構建立體式企業數字檔案館，是集團企業數字檔案管理最佳解決之道。
所謂智慧檔案，是依托大數據、物聯網、云計算、人工智能、5G等信息技術，以智慧檔案管理服務平臺和各行業智慧應用為載體，以高價值數據匯聚、治理與應用為內容，以實現高效便捷、立體多元、智慧精準的服務為目標，圍繞新時代新征程檔案工作存史資政育人重要作用，實現全流程網上辦理、全鏈路數據治理、全方位智能服務、全領域智慧支撐的檔案工作組織、建設、運行和管理新模式。從定位上來看，第一，智慧檔案是一個全新戰略，它不僅僅是檔案信息化工作的一項任務，更是檔案行業迎接數字時代，銜接數字經濟、數字社會、數字政府建設，匹配和助力智慧業態發展，推動檔案工作實現轉型升級的全新系統性、策略性安排。第二，智慧檔案是一個全新模式，它不是運用新技術對檔案工作的簡單復刻，而是通過數據化、網絡化、智能化、智慧化方式對檔案工作的組織、建設、運行和管理進行系統化改造，建立適合新時代新征程的檔案工作新模式。第三，智慧檔案是一個全新階段，它不是對既有檔案信息化工作的簡單升級，而是以新理念、新技術、新內容為支撐的檔案信息化發展新階段，是檔案信息化的3.0版、檔案事業發展的升級版。第四，智慧檔案是一個全新架構，它不是對數字檔案館(室)建設的簡單改造，而是植根于數字政府、智慧政務，與全社會信息化工作和智慧建設廣泛結合、高度融合、深度嵌合，以智慧管理、智慧治理、智慧服務、智慧決策等為導向的檔案事業發展新架構。
隨著數字中國戰略的提出，檔案數字化成為數字中國建設的基礎性資源和力量。《DAT 52-2014 檔案數字化光盤標識規范》對數字化和檔案數字化分別作出了明確的定義：數字化是指用計算機技術將模擬信息轉換為數字信息的處理過程;檔案數字化是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、掃描技術等技術手段，將紙質檔案、銀鹽感光材料照片檔案、以模擬型號為記錄形式(錄音帶、錄像帶)的錄音、錄像檔案等介質的檔案進行數字加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。
檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作，檔案工作的數字化建設是順應潮流、適應時代發展的新舉措、新要求。預計2023年我國檔案數字化行業市場規模將突破70.0億元。
目前，根據中研產業研究院發布的《2024-2029年中國電子檔案管理系統市場深度調查研究報告》研究分析，
發展數字經濟是國家倡導的未來新趨勢，也是推動企業高質量發展的新抓手。隨著信息時代的到來，大數據、區塊鏈、人工智能等先進技術越來越多地應用于文檔和檔案管理，從紙質到電子，檔案管理也發生了翻天覆地的變化。
智慧檔案建設作為一項系統工程，既需要宏觀把握、全面實施，又需要快速找到切入點、突破口，將構想和思路由點到面、循序漸進變為現實。智慧檔案館(室)是建構在智慧檔案框架下的新概念，是在繼承數字檔案館(室)架構設計、組織模式、建設方法基礎上，為檔案機構如何在智慧檔案戰略發展中準確定位、加強自身建設并實現價值提供的實施方法和路徑，是目前推進智慧檔案建設理想的著力點和突破口。
隨著“互聯網+政務服務”的深入推進，各地區各部門依托全國一體化政務服務平臺推進各類政務服務事項在線辦理，在方便企業和群眾辦事創業的同時，也形成了大量的政務服務電子文件。這些電子文件是國家信息資源的重要組成部分，具有重要憑證和長久查考價值，將其納入檔案體系管理，推動其按照《中華人民共和國檔案法》等要求，以電子形式作為憑證使用，對于服務社會治理、優化政務服務、開展行業監管等具有重要意義。但同時，政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作較為復雜，業務環節多、面廣量大，特別是在政務服務“供給側”，由于政務服務標準不統一、線上線下服務不協同、數據共享不充分、數字化水平不平衡等問題，一定程度上制約了電子檔案歸檔與應用。
如果企業想抓住機遇，并在合適的時間和地點發揮最佳作用，那么我們推薦您閱讀我們的報告《2024-2029年中國電子檔案管理系統市場深度調查研究報告》。我們的報告包含大量的數據、深入分析、專業方法和價值洞察，可以幫助您更好地了解行業的趨勢、風險和機遇。在未來的競爭中擁有正確的洞察力，就有可能在適當的時間和地點獲得領先優勢。
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